Dies gilt für Ihre Bewerbung für das [Grad]-Programm in [Hochschulprogrammname]. Wir bedauern, dass wir Ihnen keinen Zugang zu diesem Programm anbieten können. Je spezifischer Sie über die Art und Weise sind, wie Sie etwas (oder jemanden) ablehnen, desto mehr Informationen geben Sie ihnen. Ein intelligenter Ausschusser wird diese Informationen verwenden, um beim nächsten Mal mit einer stärkeren Tonhöhe zurückzukommen. Ich hatte tatsächlich ein paar Leute, die mir für Ablehnungsschreiben danken, die ich ihnen geschrieben habe, weil es ihnen die Art von konkretem Feedback gab, das sie brauchten, um in Zukunft eine bessere Tonhöhe zu machen. Es ist eine gute Erinnerung daran, dass die Leute Wert darauf legen, Kritik zu erhalten, obwohl die meisten von uns fürchten, sie zu geben. Sie haben vielleicht das Gefühl, dass es einfach keine gute Möglichkeit gibt, jemandem zu sagen, dass er abgelehnt wurde. Glücklicherweise stimmt das nicht. Indem Sie Ihr Ablehnungsschreiben freundlich formulieren, erleichtern Sie es dem Kandidaten, die Nachrichten zu hören. Die nächste Erklärung wird die ursprüngliche Sprache angeben, die für eine Ablehnung erforderlich ist, aber der Grund muss angegeben werden. Dies kann durch Überprüfen eines oder mehrerer vorhandener Listenelemente erfolgen. Kandidaten schätzen, wenn Personalvermittler und Einstellungsmanager spezifisches Feedback geben, warum sie den Job nicht bekommen haben. Viele Unternehmen sind vage und mysteriös, wenn sie Ablehnungen liefern – sie liefern keine Erklärung dafür, warum der Antragsteller abgelehnt wurde oder wie sie sich für das nächste Mal verbessern können.
Indem Sie sich die Zeit nehmen, Feedback zu ihrer spezifischen Anwendung hinzuzufügen, helfen Sie Ihrem Unternehmen, sich als People-First-Organisation abzuheben, und hinterlassen einen positiveren Eindruck als Wettbewerber, die sich die Zeit nicht nehmen. Aber was ist, wenn der Ton (oder die Person) wirklich nahe daran ist, eine gute Passform zu sein, und Sie vielleicht in Zukunft mit ihnen arbeiten möchten? Oder haben Sie eher eine Beziehung zu ihnen? In diesen Fällen sind die obigen Meldungen wahrscheinlich zu kalt und zu vage. Wenn ich Menschen ablehne, die ich ermutigen möchte, behalte ich das Format ähnlich, bin aber in meinem Grund für die Ablehnung viel ausführlicher und deutlicher, wenn ich die Person ermutige, es erneut zu versuchen. (In der oben erwähnten Studie stellten Dahlander und Piezunka fest, dass die Angabe einer Erklärung, warum eine Idee abgelehnt wurde, die positiven Auswirkungen der Ablehnung – z. B. Motivation und Ideenqualität – verstärkt.) Letztlich schadet es nicht, sich die Zeit zu nehmen, ein höfliches Ablehnungsschreiben zu erstellen, und es gibt sicherlich viele Vorteile, dies zu tun. Um ein professionelles, aber freundliches Ablehnungsschreiben zu schreiben, folgen Sie den schritten unten. Allzu viele Ablehnungsschreiben beginnen mit “Wir bedauern, Sie zu informieren.” Wenn Sie den Brief mit der Ablehnung selbst beginnen, riskieren Sie, den Bewerber zu schnell zu entmutigen. Bewerber können sogar aufhören zu lesen und die E-Mail schließen, nachdem sie die Ablehnung bestätigt haben. Wenn Sie eine große Anzahl von Bewerbern hatten, könnten Sie auch die Wettbewerbsfähigkeit des Kandidatenpools erwähnen. Wenn man diese zusätzliche Erklärung hinzufügt (“Es war eine schwierige Wahl aufgrund der großen Anzahl von Bewerbern”),) fühlt sich die Ablehnung weniger persönlich an – das “Nein” scheint dem Kandidaten wie ein Produkt von Umständen zu sein, nicht nur ein Ergebnis seiner Fähigkeiten und Erfahrungen.